Provavelmente você já passou por problemas na hora de lidar com o gerenciamento dos custos de comunicação da empresa. Afinal, para fazê-lo com eficiência, é preciso considerar uma série de fatores que nem sempre são fáceis de ser mapeados.
Em linhas gerais, o objetivo principal é fazer o monitoramento e manuseio dos contratos e recursos de telefonia móvel e dos dados da empresa com o objetivo de eliminar despesas desnecessárias, achar erros e identificar mau uso dos recursos.
Mas sem procedimentos internos eficazes, essa tarefa pode ser um desafio. E para te auxiliar a deixá-la mais simples, a seguir ensinamos como usar o excel para calcular os custos de comunicação da empresa. Acompanhe conosco!
Por onde começar a gestão de comunicação da empresa
Entre 7 a 12% das cobranças de serviços telefônicos possuem erros e custam, anualmente, mais de 8 milhões de dólares para grandes empresas, segundo dados da Aberdeen. Isso significa que as telecomunicações tornaram-se um assunto complexo, que exige cada dia mais uma gestão eficiente.
Uma planilha para controle dos custos no excel vai te ajudar a enxergar o cenário de telecom da sua empresa como um todo e identificar erros, mau uso e se a cobrança das taxas está adequada com aquilo que foi acertado em contrato.
Para isso, a gestão dos custos deve ser dividida em 5 partes, sendo elas:
Gestão de Contratos
Suas tarifas estão com o menor preço possível? Ainda, os valores das tarifas estão de acordo com aquilo que foi contratado? A análise pelo excel deve se preocupar em monitorar os preços das tarifas cobradas para que você consiga cobrar ou negociar os valores e conseguir abaixá-los o máximo possível.
Gestão de Inventário
Você sabe exatamente quantos recursos de telecom sua empresa possui contratados? Identifique todos os ativos de telecom (dispositivos, linhas móveis e dados), e associe-os com os respectivos usuários e centros de custos. Afinal, para ter o controle efetivo sobre as despesas é essencial saber exatamente o que possuímos e o que foi contratado.
Gestão de Faturas
Os valores das suas faturas estão corretos? O processo de auditar faturas, comparar e racionalizar tarifas e ratear custos é essencial para obter economia e conseguir respaldo para contestar valores indevidos para ressarcimento.
O input das faturas deve ser feito manualmente no excel, atribuindo os dados às respectivas áreas e centros de custos, com cálculo de variáveis e despesas extras.
Gestão de Uso
Como sua empresa está utilizando os recursos de telecom? Você deve ter visibilidade sobre os gastos, sabendo quanto cada centro de custo está gastando, qual a despesa por usuário e os valores de ressarcimento das ligações particulares.
Como o excel pode auxiliar a controlar os gastos
Encontrar uma maneira de implementar o controle dos gastos com telecom é a base para um programa de gerenciamento sólido. O excel é uma forma de começar o trabalho, reunindo seus dados para revisar os contratos e analisar as faturas em busca de equívocos mais óbvios.
Para começar, você deve:
1. Colocar todos as informações dos seus gastos em um só lugar
O objetivo do seu controle de custos de comunicação é conseguir visualizar todos os gastos em um só lugar. Para isso, você deve ter toda a sua informação visível. Faturas, ordens de pagamento, lista de compras, relatórios etc. Sem visibilidade não existe um bom gerenciamento.
2. Incluir seu inventário de telecomunicações e mantê-lo atualizado
Para começar a manter as contas é ordem, é preciso saber o que a empresa já possui contratado. Isso inclui tudo: linhas fixas, linhas móveis, modems, circuitos de dados, E1s e todos os recursos contratados que geram despesas de telecom recorrentes; além de celulares, smartphones, tablets, notebooks etc.
Com isso, será possível enxergar se há recursos que podem ser descartados ou se, pelo contrário, há uma demanda por mais itens.
3. Estabelecer auditorias em suas faturas
As auditorias nas faturas são ponto principal do controle dos custos. Compare suas contas todos os meses e busque por taxas, cobranças indevidas, impostos, cancelamentos ou adesões em serviços e se seu plano corporativo contratado é realmente o mais adequado para sua empresa.
4. Identificar os usuários inativos
Acompanhe as faturas de cada usuário da rede móvel com um histórico de três meses. Isso te ajuda a entender qual a demanda do uso de voz e dados e ajustar o serviço ou cancelá-lo.
5. Implementar e monitorar a adesão à sua política de uso
É importante lembrar que o uso da planilha deve ser acompanhado de uma política de uso aos seus colaboradores, que estabeleça os direitos e deveres deles, garantindo o controle orçamentário e o planejamento controlado. Essa medida pode ser uma das maiores fontes de economia para você.
O gasto indevido de ramais, celulares e smartphones pode prejudicar muito a empresa. Sabe-se que grandes empresas que têm uma política de uso clara e gerenciada, onde também há o reembolso de ligações particulares, recuperam mensalmente em torno de 10% da conta através de ressarcimentos.
6. Negociar com as operadoras
Antes que a renovação do plano chegue, faça a lição de casa e descubra quanto está pagando e pelo quê está pagando, assim como as ofertas da concorrência.
Se possível, contrate uma empresa especializada em Telecom Benchmarking, para comparar preços e saber exatamente quanto você deveria estar pagando, podendo realizar licitações ou negociar preços e pacotes com segurança. Nunca se envergonhe em pedir melhores condições, você não conseguirá nada se não pedir.
E quando o excel não é suficiente…
Para empresas com grande número de usuários e dispositivos, o excel pode tornar o acompanhamento difícil, além de cansativo, visto que todos os dados precisam ser implantados manualmente.
Porém, atualmente é possível contar com softwares específicos para o controle dos gastos com telecom (Telecom Expense Management) e otimizar o processo na sua empresa!
Para quem quer economizar ainda mais, sem perder tempo com negociações, a gestão de telefonia é a melhor solução. Não deixe de conhecer nossos serviços para que possamos ajudá-lo!
E você, como faz o controle dos seus gastos com telecom hoje? Ficou com alguma dúvida? Então é só entrar em contato com a gente!
