Administrar uma empresa nunca foi uma tarefa fácil. Tentando obter resultados melhores, reduzir custos e aumentar a produtividade, muitos diretores empresariais perdem o controle de seus negócios.
Em meio a esse cenário, seus relacionamentos com clientes, fornecedores e parceiros devem ser oficializados por meio de contratos. Eles devem conter todas as informações necessárias como valores financeiros, prazos de entrega, tipo de serviço a ser prestado e multas, em caso de atraso.
Por isso, uma gestão de contratos eficiente pode ser o diferencial que você procura para alcançar os objetivos de seu planejamento empresarial. Continue sua leitura e descubra quais são os desafios da gestão de contratos e aprenda como solucioná-los.
Tire todas as suas dúvidas e aproveite!
Quais são os desafios da gestão de contratos nas empresas?
Controle de prazos
O prazo de entrega é um dos principais fatores que determinam o sucesso de um empreendimento. De nada adianta ter um produto de qualidade se ele não chega às mãos de seus clientes no período previamente determinado.
Assim, tentando cobrir propostas de seus concorrentes, alguns diretores acabam firmando prazos que não condizem com suas capacidades produtivas e perdem credibilidade com seus clientes e com o mercado.
Cumprimento das cláusulas
Em um contrato, devem existir todas as cláusulas que regem os serviços a serem prestados. Quando elas não são cumpridas, o prestígio de um empreendimento é colocado em risco. Ademais, devido à existência de multas, o prejuízo pode ser muito maior e afetar seu equilíbrio financeiro. Assim, muitos diretores perdem o comando de suas equipes e de suas gestões de contrato.
Falta de comunicação entre as partes
O diálogo é algo essencial em todos os setores de nossas vidas, e, por mais estranho que pareça, não poderia ser diferente em uma gestão de contratos.
Como dito anteriormente, todo contrato tem o objetivo de acordar os direitos e deveres dos envolvidos em uma prestação de serviço. Assim, ele deve estar adequado às necessidades de ambos os lados. Porém, só é possível alcançar os objetivos estabelecidos, quando todos conhecem esses conceitos.
Infelizmente, devido à falta de diálogo, muitas empresas não sabem quais são as reais dificuldades de seus clientes a acabam tomando decisões que colocam suas gestões em maus lençóis.
Além disso, um gestor deve conduzir seu processo produtivo de maneira eficiente, criando um ambiente propício à troca de informações entre seus colaboradores. Como consequência disso, os problemas podem ser resolvidos com mais facilidade e às exigências de seus contratos são atendidas com facilidade.
Portanto, não perca mais tempo e faça de tudo para se comunicar com eficiência com todos.
Como melhorar a gestão de contratos?
Agora que você conhece as questões a serem superadas por um gestor, veja algumas maneiras para melhor a sua gestão de contratos.
Redija um contrato adequado
A redação de um documento é um dos momentos mais importantes dentro de um empreendimento. Como já dissemos, ali, serão encontradas todas as informações relacionadas à prestação de serviço.
Portanto, deixe bem claro quais são as responsabilidades de cada uma das partes e evite possíveis problemas no futuro. Lembre-se também de prometer apenas aquilo que você e sua equipe conseguem cumprir, sem se esquecer de estabelecer um prazo viável e adequado à sua realidade econômica.
Seja organizado
Responda mentalmente: se um cliente ligasse agora para a sua empresa querendo tirar uma dúvida sobre alguma cláusula de um contrato, você conseguia encontrá-lo rapidamente ou precisaria revirar pilhas de documentos até achá-lo?
Nessas horas, a organização pode ser decisiva para a agilidade de sua resposta e do funcionamento de seu processo produtivo. Por isso, sempre separe seus contratos por suas naturezas e crie outras subdivisões.
Usar a data de vencimento é um critério que traz grandes benefícios, mas todas as opções devem ser analisadas, a fim de melhorar o desempenho de sua gestão.
Monitore seus contratos
O mercado consumidor é extremamente volátil, e o que hoje é desejado por todos, em um curto intervalo de tempo, pode se tornar obsoleto.
Desse modo, preveja cláusulas em seus contratos que permitem possíveis alterações, fazendo com que você possa se adaptar a diferentes cenários. Crie um planejamento e um plano de ação para cada situação a ser enfrentada, para não ser pego de surpresa.
Busque uma consultoria de gestão telefônica
Independentemente de seu ramo de atuação, em um negócio, acontecem várias atividades ao mesmo tempo. Dessa forma, seus colaboradores precisam se comunicar da melhor maneira possível, para que todos estejam atualizados em relação ao andamento dos processos.
Com o crescente uso de telefones celulares, um diretor pode acompanhar o desempenho de toda sua equipe com apenas alguns cliques. Assim, torna-se imprescindível fazer uma correta supervisão de tudo que acontece.
A fim de atingir esse objetivo, uma consultoria de gestão telefônica pode ser essencial, já que, com ela, é possível ter os seguintes benefícios:
- reduzir despesas telefônicas;
- acessar um estudo detalhado sobre o melhor plano de telefonia a ser escolhido;
- evitar cobranças indevidas por parte das operadoras.
Em muitos casos, há uma economia de 20% a 50% dos recursos gastos em planos corporativos, pois você pode contar com uma equipe de profissionais bem preparados e experientes para encontrar soluções adequadas ao seu perfil de consumo.
Outro fator que não pode ser esquecido é possibilidade de focar seus esforços nas atividades que são mais importantes em sua produção, porque, agora, você não precisa se preocupar com as questões de telefonia e pode dar atenção ao o que realmente é necessário.
Então, não perca mais tempo: uma consultoria de gestão telefônica melhora todo seu processo produtivo, aprimora seu orçamento financeiro e, consequentemente, faz com que sua gestão de contratos se torne mais eficiente.
Com a leitura deste post, você descobriu quais são as dificuldades que uma gestão de contratos enfrenta na rotina de trabalho em uma empresa. Além disso, entendeu também como ela e uma gestão de consultoria telefônica podem mudar o rumo do seu empreendimento, quando realizadas corretamente.
E então, você ainda tem alguma dúvida sobre esse assunto? Não deixe de entrar em contato com a gente!
