Um item indispensável em uma empresa é o telefone, porém, ele tem se tornado uma preocupação para os gestores por causa dos altos custos com telefonia. Principalmente as empresas pequenas e médias não dispõem de uma pessoa exclusiva para analisar as faturas, gastos com ligações e uso da internet, o que faz com que esses sejam ainda mais elevados.
Entretanto, é possível reduzir os gastos com esse tipo de serviço, exigindo que algumas medidas sejam adotadas. Aprenda algumas estratégias para gerenciar os custos com os serviços de voz e banda larga e organize as finanças.
Audite as faturas
Todos os meses se deve analisar as faturas de forma minuciosa, isso porque é bastante comum que ocorram erros que acabam passando despercebidos. Ao fazer a análise, é possível detectar valores indevidos como cobranças em duplicidade, tarifas de planos incorretas, entre outras.
Se houver algum erro, deve-se fazer contato com a operadora para que seja feita a revisão e correção de valores.
Desative as linhas sem utilização
Pode acontecer de algumas linhas não estarem mais sendo utilizadas, como as que pertenciam a funcionários que se desligaram da empresa. Sempre que um colaborador deixar o quadro de funcionários, a linha deve ser cancelada se não mais for utilizada.
Outra dica é fazer inventários periódicos para se certificar de que não existem telefones sobressalentes ativos que estão apenas gerando despesas.
Estabeleça regras para o uso dos telefones corporativos
Os colaboradores devem ser orientados sobre o uso dos telefones, estando cientes de que ele é para uso exclusivo profissional. Deixe claro que essa facilidade tem um custo elevado para a empresa e, se for o caso, desconte da folha de pagamento as ligações particulares.
Se mesmo assim as regras não forem cumpridas, se pode realizar bloqueios para determinados tipos de ligações, como longa distância, 0300 e outras.
Invista em planos com ligações intragrupo
Atualmente, muitas operadoras de telefonia têm planos empresariais que dispõem de uma quantidade de minutos de ligações intragrupo, ou até disponibiliza esse serviço de maneira ilimitada. Isso quer dizer que ligar para outros telefones da empresa pode sair de graça.
Assim, se esse serviço estiver disponível em linhas de celulares, estimule as pessoas a se comunicarem por esse canal e não a ligar para os telefones fixos das mesas de trabalho.
Conte com empresas especializadas em analisar os custos com telefonia
Se não tem uma pessoa dedicada a analisar as contas ou não sabe como fazer isso da maneira correta, é melhor contar com empresas especializadas. Essas, além de fazerem uma auditoria nas faturas, vão ajudar a identificar as despesas que podem ser reduzidas e readequar o plano de telefonia.
Logo no primeiro mês após seguir as orientações, já se consegue perceber uma redução nos gastos, impactando de forma positiva nas finanças.
Os custos com telefonia nem sempre precisam ser altos, mas se isso estiver ocorrendo, devem ser revistas as regras para utilização desse serviço. A adequação do plano, aliada à orientação dos funcionários e acompanhamento constante da fatura, permite que a empresa consiga economizar.
Se os custos com telefonia de sua empresa estão elevados e você não sabe como acabar com esse problema, entre em contato com a Liga Telefonia e veja as soluções que podemos te oferecer!
