Tecnologia

Whatsapp: como usá-lo corretamente na comunicação da empresa?

whatsapp tim

Empresas de pequeno, médio e grande porte possuem uma coisa em comum: todas dependem de uma liderança acertada para se manter no mercado. Nesse contexto, a qualidade da comunicação interna é um requisito indispensável para o sucesso de um negócio. Para isso, as organizações podem contar com ferramentas como o Whatsapp.

Esse aplicativo, que revolucionou a forma como nos relacionamos, oferece rapidez e praticidade na entrega das informações. Outra vantagem é a economia, pois com o app é possível reduzir consideravelmente as despesas com telefonia. Afinal, a internet inclui o serviço.

Geralmente, quando a gestão resolve implantar novas ferramentas de comunicação, acontecem resistências por parte de alguns. Com o Whatsapp, não. Ele é muito simples de usar e, além disso, 98% das pessoas que possuem aparelho celular têm o aplicativo instalado.

Como você pode perceber, é um recurso que só traz benefícios para a empresa. Pensando nisso, nós vamos apresentar uma série de dicas para você começar a adotar essa tecnologia e melhorar seu desempenho. Acompanhe:

 

1. Converse com a sua equipe

É extremamente fácil criar um grupo no Whatsapp. Provavelmente, uma criança de 6 anos pode conseguir esse feito. Em consequência disso, muitos empreendedores cometem o erro de criar grupos e adicionar pessoas sem o consentimento delas.

Para evitar esse tipo de comportamento, que é considerado invasivo, o primeiro passo para você melhorar a comunicação da empresa por meio do Whatsapp é reunir a sua equipe para comunicá-la da novidade.

Fale sobre a necessidade de melhorar a comunicação da empresa para otimizar os resultados. Conte como a tecnologia pode ajudar a divulgar os informes, agilizar ações prioritárias e influenciar na decisão do grupo.

Pergunte se os colaboradores estão de acordo com essa nova modalidade de interação. Certamente, eles vão achar uma boa ideia e você terá um canal exclusivo com o seu time.

 

2. Crie um grupo no Whatsapp

Agora que todos já têm conhecimento que farão parte de um grupo da empresa no Whatsapp, adicione-os ao grupo. Você pode dividir as equipes por departamentos e criar vários grupos, fazer um grupo geral ou ambos. O importante é organizar de acordo com o seu objetivo.

Muito cuidado para não utilizar o seu número pessoal. É recomendável que você reserve um chip específico para assuntos do trabalho. Assim, é possível delegar a divulgação de um comunicado importante a uma secretária sem necessidade de usar seu próprio aparelho.

 

3. Estabeleça regras de etiqueta

Normalmente, algumas pessoas não sabem se comportar bem no ambiente on-line. Elas costumam enviar imagens e vídeos que nada contribuem com a proposta da iniciativa. Essa atitude causa desconforto em muitos, além de prejudicar a produtividade de todos que recebem a mensagem.

Antes que isso aconteça, publique um pequeno texto com regras de etiqueta. Por exemplo: deixe claro que o objetivo do grupo é melhorar a comunicação interna da empresa no que diz respeito a informações pertinentes ao trabalho. Conteúdos que fujam dessa linha devem ser evitados para não comprometer o desempenho.

 

4. Publique com moderação

Publique, no máximo, duas informações diárias para que as notificações não incomodem os colaboradores. Aproveite esse canal também para divulgar boas práticas de relacionamento interpessoal, dicas sobre o uso correto dos recursos, mensagens motivacionais, entre outros que você considerar relevante.

Muitas vezes, o gestor conhece um livro ou um filme que seria interessante indicar para os colaboradores. No entanto, esse assunto fica reservado para meia dúzia de pessoas na hora do cafezinho. Com o Whatsapp, você pode enviar sugestões que contribuam para o aperfeiçoamento pessoal e profissional da sua equipe.

 

5. Comunique-se de forma clara e objetiva

Mensagens de texto estão sujeitas a falsas interpretações. Por isso, tenha cautela ao escrever. Crie o hábito de fazer uma revisão básica no texto antes de enviá-lo. Clareza e objetividade são fundamentais para que as pessoas consigam entender uma informação.

Caso você precise enviar um aviso com urgência e estiver ocupado com outras atividades, mande uma mensagem em forma de áudio. Procure não falar rápido demais. Apenas respire fundo e pronuncie as palavras naturalmente, sem se estressar.

 

6. Responda às dúvidas das pessoas em tempo hábil

A maior vantagem do aplicativo é a instantaneidade da comunicação. Por esse motivo, responda as dúvidas e questionamentos dos colaboradores em tempo hábil. A agilidade da informação vai garantir que a mensagem seja compreendida na sua totalidade. A dúvida de alguém também ajuda a esclarecer aos outros.

Se a demanda for grande e você tiver dificuldade em atender a todos, peça ajuda de um funcionário capacitado para essa tarefa. Ele deve ser uma pessoa comunicativa e bem informada sobre todos os processos da empresa.

 

7. Escolha um plano de internet corporativa eficiente e confiável

A eficiência na comunicação também depende da qualidade da internet. Afinal, estabilidade e velocidade são duas características muito importantes para uma comunicação plena. Por isso, pesquise sempre pelas melhores coberturas e planos de internet corporativa no mercado.

 

Gostou de saber mais sobre o Whatsapp? Ele é um aplicativo prático, rápido, fácil de usar e está na palma da mão da sua equipe. Não perca a oportunidade de utilizar uma ferramenta que pode fazer de você um líder atuante, que orienta e conduz as pessoas para superarem as suas expectativas e metas.

O que você está fazendo ou pretende fazer para melhorar a comunicação da sua empresa? Precisa de ajuda para escolher a operadora e o plano ideal para as suas linhas? Fale com um dos consultores da Liga Telefonia hoje mesmo!

Sobre o autor

Liga Gestão em Telefonia

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