A gestão da telefonia é uma prática cada vez mais comum para as empresas brasileiras e, quando ocorre com o auxílio de um sistema para gestão telefônica, significa redução de custos. Isso explica a grande aceitação que tem tido por parte dos empresários.
As novas tecnologias estão ampliando possibilidades. Felizmente, as empresas do setor têm se concentrado em desenvolver soluções práticas para problemas pontuais, levantados previamente por meio de observações criteriosas.
Muitas vezes, nem percebemos alguns dos problemas que foram identificados por esses observadores atenciosos — alguns porque não importam tanto, outros por casualidade. Seja como for, quando é o caso, continuamos convivendo com eles, amargando prejuízos desnecessários e perdendo oportunidades.
A gestão de telefonia
Poucos serviços possibilitam reduções de custos tão significativas quanto o de telefonia, quando monitorado eficientemente. As próximas linhas vão apontar qual o impacto que esse controle pode ter no seu negócio.
O papel da gestão de telefonia é ajudar empresas a se livrarem de desperdícios, aumentando seus lucros e melhorando sua comunicação com o mercado. Parte das tarefas é pesquisar alternativas de planos e adequá-los às necessidades específicas de filiais, setores e também da empresa como um todo.
Economia no lugar certo
Sem um bom sistema para gestão telefônica utilizado com conhecimento profissional, qualquer necessidade de cortar despesas gera pressão para ações imediatas e efetivas. O problema é que, geralmente, não é fácil encontrar informações e critérios objetivos sobre em qual área é melhor reduzir gastos.
O corte menos criterioso fatalmente prejudica a eficiência na comunicação, seja com fornecedores, clientes ou parceiros, o que não é bom para os negócios.
Isso pode gerar um círculo vicioso que vai contribuir para criar a necessidade de novos cortes no futuro. Já a boa gestão gera um círculo virtuoso que melhora a comunicação e aumenta os lucros.
Lista de benefícios da gestão de telefonia
Estão listados, aqui, alguns dos benefícios mais frequentemente percebidos com a implantação da gestão de telefonia. Os mais comuns são:
- pacotes de dados bem dimensionados;
- pacotes de longa distância bem dimensionados;
- compensação de faltas de alguns setores com a sobra em outros;
- eliminação da cobrança de serviços que não foram contratados;
- interrupção de cobrança de linhas inativas;
- diminuição de tarifas de interurbano;
- previsibilidade da fatura;
- identificação de uso indevido.
Contudo, um diagnóstico mais personalizado pode identificar outros benefícios possíveis e, ainda, determinar aqueles que trarão maior impacto no seu caso.
Redução de custos com um Sistema para Gestão Telefônica
De modo geral, a redução de custos com a utilização de um sistema específico é de 40% dos gastos diretos e indiretos com telefonia. Isso significa que, mesmo que o desempenho de determinado negócio esteja acima da média de outras empresas, ocorrerá prejuízo se não forem contratados os serviços de um sistema completo de qualidade.
Antecipação de gastos
Com um bom sistema, você saberá dos seus gastos com telefonia previamente. A gestão de telefonia pode gerar relatórios por período, na hora que desejar e com os filtros que você precisar.
Controle integrado
A integração é total, eliminando o acompanhamento independente e sem padrão que ocorre quando é feito separado por filial, unidade ou número telefônico — muitas vezes administrado por pessoas diferentes. Ao mesmo tempo, é possível saber quanto cada unidade gastou e separar despesas por vários centros de custos.
Auditoria
A auditoria costuma encontrar entre 10% e 20% de erros nas contas. As empresas de telefonia brasileiras ainda cometem muitos erros de cobrança, o que é difícil de acompanhar e verificar. Não é incomum que ocorram cobranças de planos que nem foram contratados, por exemplo.
Muitas empresas já perceberam o problema e checam as contas, mas esse é um trabalho manual e, portanto, improdutivo e sujeito a erros.
A auditoria também levanta outros planos e alternativas mais vantajosas, de acordo com as necessidades de comunicação e os perfis de consumo — tudo separado por setor, empresa e unidade. As linhas e os usuários cadastrados no sistema permitem que a auditoria forneça controle total de todos os recursos alocados.
Falta de tempo que gera prejuízo
Qualquer empresário que observe os aspectos apresentados até aqui vai concluir que os ganhos são inevitáveis com um bom acompanhamento. A dificuldade é medir o custo de dedicar tempo, atenção e outros recursos para a atividade de gestão. Por isso, muitos empresários abandonam a ideia quando verificam que precisam alocar alguém para se dedicar à tarefa.
Consultoria em gestão da telefonia
Uma solução para esse problema é a contratação de uma consultoria independente, principalmente porque o investimento é determinado e, como ele é sempre menor do que o ganho, é facilmente justificável.
Além disso, gerenciar a telefonia pode parecer simples, mas implica bem mais do que dados e contas, exige experiência no relacionamento com as operadoras, análise criteriosa, acompanhamento constante e auditoria permanente.
Serviço especializado
Nem os próprios colaboradores das empresas de telefonia parecem conhecer os planos e as regras que praticam. Ao menos, essa é a sensação da maioria das pessoas, quando ligam para o serviço de atendimento.
Um colaborador interno que dedique parte do seu tempo para a gestão da telefonia jamais vai alcançar um nível de especialização de um consultor. Por isso, o ganho costuma ser expressivamente maior quando é possível contar com esse profissional.
Ganho de tempo
Os contatos com a operadora de telefonia são outro grande problema. O tempo de dedicação a essa atividade e a dificuldade de se conseguir o que precisa desencorajam qualquer tentativa.
Além disso, as mudanças necessárias acabam não ocorrendo, o que também justifica um contrato com uma empresa de consultoria especializada.
A principal função de uma consultoria
A primeira grande motivação para contratar uma consultoria de telefonia é a redução de custos, seguida pelo aumento da eficiência da comunicação e pelo foco dos funcionários nas suas tarefas chaves. A comunicação sempre teve um papel fundamental no sucesso de um negócio. Agora, com as novas tecnologias, essa importância cresceu e continua se expandindo.
O problema é que a estrutura das operadoras, o serviço de atendimento que oferecem e as particularidades da operação de telefonia da própria empresa acabam gerando problemas e consumindo tempo — ou seja, um recurso que deveria aumentar a produtividade da equipe acaba consumindo tempo de trabalho.
Por isso, a principal função de uma consultoria é permitir que os colaboradores mantenham seu foco, enquanto podem contar com um ótimo sistema de comunicação como apoio ao seu trabalho.
Se o sistema para gestão telefônica garante ganhos diretos significativos, a consultoria proporciona outros exponencialmente maiores porque impactam na produtividade da equipe, ainda que eles sejam mais difíceis de mensurar.
Para receber informações sobre os ganhos que pode obter com uma boa gestão de telefonia, entre em contato conosco!
